Model współpracy
Każdy etap ma jasno określony cel, zakres informacji, rezultat i osoby zaangażowane w decyzję. Dzięki temu organizacja zachowuje kontrolę nad procesem, a rekomendacja wynika z rzeczywistych potrzeb.
Punkt wyjścia
Pierwsza rozmowa dotyczy obecnego modelu, struktury zatrudnienia, kluczowych problemów, interesariuszy i oczekiwanego rezultatu. Dopiero po tym etapie proponujemy zakres prac oraz listę informacji potrzebnych do analizy.
Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i wymiany danych ustalamy przed przekazaniem dokumentów. Do diagnozy najczęściej wystarczają dane zagregowane oraz dokumentacja programu bez danych indywidualnych pracowników.
Rozpoznanie
Poznajemy strukturę podmiotu, liczbę lokalizacji, grupy pracowników, model finansowania, sposób administracji oraz doświadczenia interesariuszy. Jeżeli program już funkcjonuje, analizujemy jego dokumentację, problemy operacyjne i obszary wymagające poprawy.
Architektura
Określamy, jakie warianty powinny zostać przeanalizowane, jakie kryteria będą najważniejsze oraz jak program ma działać od strony finansowania, przystępowania, komunikacji i bieżącej obsługi.
Rynek
Porównujemy warunki, zakresy, wyłączenia, procesy, dostępność usług i standard obsługi. W przypadku platform technologicznych uwzględniamy także integracje, bezpieczeństwo, model rozliczeń oraz zdolność dostawcy do obsługi złożonej struktury.
Decyzja
Przedstawiamy warianty, ich mocne strony, ograniczenia i konsekwencje organizacyjne. W zależności od modelu decyzyjnego uczestniczymy w spotkaniach z zarządem, HR, finansami, zakupami oraz stroną społeczną.
Zmiana
Porządkujemy harmonogram, dokumentację, role, kanały komunikacji oraz proces przystępowania. Przy zmianie dostawcy szczególną uwagę poświęcamy ciągłości ochrony lub dostępu do świadczeń oraz jasnemu wyjaśnieniu zmian pracownikom.
Operacje
Wspieramy klienta w sprawach operacyjnych, koordynujemy eskalacje i pomagamy utrzymać spójny model komunikacji. Okresowo oceniamy aktualność warunków, jakość obsługi oraz zmiany potrzeb organizacji.
Podział ról
Sprawny projekt wymaga właścicieli decyzji, terminowego dostępu do informacji i uzgodnionych kanałów komunikacji. Zakres odpowiedzialności ustalamy na początku współpracy.
Przygotowanie do rozmowy
Pierwsza rozmowa ma pomóc określić właściwy zakres projektu. Wystarczą informacje ogólne i zagregowane — bez danych osobowych pracowników i danych dotyczących zdrowia.
Przybliżona liczba pracowników, spółek lub jednostek organizacyjnych.
Liczba lokalizacji i najważniejsze regiony zatrudnienia.
Informacja, czy program już działa i jaki problem ma zostać rozwiązany.
Planowany termin zmiany oraz najważniejsi interesariusze procesu.
Oczekiwany rezultat: audyt, projekt, wybór rozwiązania lub wsparcie obsługi.
Pierwszy krok
Po otrzymaniu formularza zaproponujemy rozmowę oraz listę informacji potrzebnych do przygotowania zakresu pierwszego etapu.